Automatisieren statt einstellen
Mit erfahrenen Interim-Managern Prozesse automatisieren – und ganze Stellen einsparen.
Unternehmen stellen oft neues Personal ein, um wiederkehrende Prozesse zu bewältigen. Dabei lässt sich vieles in wenigen Wochen automatisieren.
Ich vermittle spezialisierte Interim-Manager, die Ihre internen Abläufe innerhalb von 4–8 Wochen so effizient gestalten, dass Sie auf zusätzliche Mitarbeitende verzichten können.
Und das Beste: Pro Projekt reicht ein einziger Interim-Manager – punktuell, fokussiert und sofort einsatzbereit.
1. HR-Controlling & Reporting
Typische Aufgaben:
- Standardberichte automatisieren (zunächst in Microsoft Excel, z.B. über PowerQuery, Feinschliff inkl. Kommentierung in PowerPoint – ggfs. mit Nutzung von Add-Ins wie ThinkCell und schließlich als interaktive Dashboards in Power BI)
- Daten aus verschiedenen Quellen zusammenführen
- Forecasts, Abweichungsanalysen & KPI-Dashboards
HR-Business-Partner:
- Personalkosten analysieren, Fluktuationsraten berechnen, KPIs reporten
- Workforce Planning (teilweise automatisierbar)
- Mitarbeiterbefragungen erstellen, auswerten, Maßnahmen ableiten
- Onboarding & Offboarding: Prozesse abstimmen, Aufgaben koordinieren
- HR-Self-Services & Anfragen: Rückfragen von Führungskräften oder MA
Voraussetzungen:
- Bereitschaft zur Nutzung von PowerQuery in Excel und ggfs. PowerBI
- Aktuelles Reporting muss einmal gezeigt werden
- Datenzugriff auf Personalzahlen, Zeitwirtschaft etc.
Dauer:
- ca. 2 Monate Vollzeit
- Einsparpotenzial: ca. 1 Vollzeitkraft
- Schulung der User: 3–4 Stunden
Optional: Der Interim-Manager übernimmt einmal monatlich die Auswertung und Analyse. Die fertigen Ergebnisse werden entweder zur weiteren Verwendung übergeben oder gemeinsam präsentiert. Auf Wunsch steht er anschließend weiterhin für Rückfragen und Support zur Verfügung
2. HR / Personalverwaltung
Was wird automatisiert?
- Vorbereitung der Lohn- und Gehaltsabrechnung
- Vertrags- und Dokumentenerstellung (Templates)
- Abwesenheits- und Onboarding-Prozesse
- Prozess rund um die rechtlich vorgeschriebene Zeiterfassung, z.B. Versand von Erinnerungen an Belegschaft und wöchentliche oder monatliche Auswertung,
- Automatisierte Mitarbeiterdatenpflege
Daten-Grundlage:
- Arbeitszeiten / Uhrzeiten aus Zeiterfassung
- Reporting so aufbereitet, dass es direkt in die Lohnbuchhaltung überführt werden kann
Dauer:
- ca. 6 Wochen
- Einsparpotential: ca. 1 Teilzeitkraft
- Schulung der User: 4-5 Stunden
3. Buchhaltung & Finanzen
Automatisierbare Prozesse:
- Eingangsrechnungen (OCR + RPA)
- Zahlungsabgleiche
- Mahnwesen mit Eskalationslogik
- Vorbereitende Auswertungen für Monats- & Jahresabschlüsse, z.B. wiederkehrende Berechnungen von Eigenleistungen oder internen Verrechnungen
Payroll-Vorbereitung:
- Vollständig automatisierbar – unabhängig davon, ob Sie 10 oder 10.000 Mitarbeitende haben.
- Ist der Prozess einmal aufgesetzt, skaliert er mit dem Unternehmen.
Dauer:
- ca. 4–6 Wochen, je nach Komplexität
- Schulung der User: ca. 1 Tag + 2 Tage Dokumentation für die User
4. Strategisches Controlling
Sales-Controlling:
- Zahlen aus dem operativen Controlling
- Was kostet ein neuer Kunde in der Akquise
Baucontrolling:
- Vollständig automatisierbar – unabhängig davon, ob Sie 10 oder 10.000 Mitarbeitende haben.
- Ist der Prozess einmal aufgesetzt, skaliert er mit dem Unternehmen.
Dauer:
- ca. 4–6 Wochen, je nach Komplexität
- Schulung der User: ca. 1 Tag + 2 Tage Dokumentation für die User
5. Einkauf & Lager
Automatisierungen:
- Digitale Workflows für Bestellungen & Freigaben
- Automatisierte Lieferantenbewertungen (z. B. basierend auf Lieferzeit, Preisabweichung, Reklamationsquote)
- Automatische Bestandsmeldungen & Lagerbewegungen
- Bedarfsprognosen mit Wiederbeschaffungszeiten
- Automatische Erzeugung von Bestellvorschlägen
- Benachrichtigung bei kritischen Lagerständen
- Integration in bestehende ERP-Systeme (z. B. SAP, proAlpha, Dynamics NAV)
Dauer:
- 4–6 Wochen, abhängig von System und Umfang
- Schulung der User: 1 Tag + 1–2 Tage Dokumentation
6. Vertrieb & Marketing
Typische Automatisierungen:
- Lead-Scoring & CRM-Qualifizierung
- Automatisierter Angebotsversand (inkl. PDF-Erstellung)
- E-Mail-Automation & Terminvereinbarung
- Generierung von Kundenberichten & Vertriebsreports
Dauer:
- 4–6 Wochen, je nach CRM-System (wenn man z.B. Salesforce nutzt, dauert es nicht so lange)
- Schulung der User: ca. 1 Tag + 2 Tage Dokumentation für die User
Was bringt die Automatisierung konkret?
- 1–2 Stellen einsparen, je nach Bereich
- Prozesse skalieren, ohne neue Mitarbeiter einzustellen
- Weniger Fehler, mehr Geschwindigkeit
- Kosten senken – ohne Abstriche bei Qualität oder Kontrolle
Welche IT-Voraussetzungen sind notwendig?
- Zugang zu Systemen wie z.B. SAP, DATEV, Power BI, Personio, Zeiterfassung, etc.
- Bereitschaft zur Zusammenarbeit mit der internen IT
- Klare Zieldefinition: z. B. gewünschte Reports, KPIs, Output
Noch keine klare Systemlandschaft? Kein Problem – wir starten da, wo Sie heute stehen.
Ablauf – schnell & unkompliziert:
- Kostenloses Erstgespräch buchen
- Analyse Ihrer Prozesse, Systeme und Daten
- Individuelles Angebot mit Zeitplan
- Umsetzung durch einen erfahrenen Interim-Manager
- Schulung Ihrer Mitarbeitenden
- Optional: Support-Phase
Für wen lohnt sich das?
- Unternehmen mit Engpässen im Personal, Controlling, HR, Einkauf, Buchhaltung oder Vertrieb
- Start-ups mit wenigen Mitarbeitenden, die skalieren wollen
- Entscheider, die lieber Prozesse automatisieren statt einstellen
- Firmen, die bereits Tools nutzen – aber noch manuell arbeiten